Wybitne dodatki i opcje w Gmailu, które ułatwiają życie

Przeżyłam co najmniej 10 lat bez jakichkolwiek ulepszeń skrzynki mailowej i żyję. Parę miesięcy temu zaczęłam się nimi interesować.

Poinstalowałam parę, były tak przydatne, że miesiącami zapominałam ich użyć. Na ich miejsce instalowałam nowe, o których też zapominałam, bo były bezużyteczne.

Większość z nich opiera się na modelu irytujących nakładek na skrzynkę do planowania zadań, które w mojej przynajmniej opinii jeśli już coś robią, to wprowadzają zamieszanie. Nie pomagają.

Metodą prób i błędów znalazłam jednak kilka wybitnych dodatków do Gmaila, które naprawdę ułatwiają życie.

Mute/filtruj wiadomości tego typu

Opcję mute wykorzystałam tylko raz i pewnie prędko nie wykorzystam znowu, ale jak już się przydaje, to bardzo.

Miałam jakiś czas temu klienta, dla którego postanowiłam przestać pracować. Z mojej strony odbyło się to w pokoju.

Z jego strony reakcja była taka, jakbym złamała mu serce. I to w liceum. Wyjaśniłam ewentualne nieporozumienia. W zamian pogrożono mi prawem karmy.

Jeszcze miesiąc później przysłano mi uwagę do artykułu sprzed 8 miesięcy. Wyjaśniłam wątpliwość. Nie marzyłam o „dziękuję”, ale kolejna złośliwa uwaga w skrzynce odbiorczej była już trochę ponad moją cierpliwość.

I co teraz? Usunięcie nic nie da, bo następne uwagi i wspominki też będą lądowały w mojej skrzynce odbiorczej i wybijały mnie z mojego przyjemnego dnia. Przenieść do spamu jakoś tak głupio, bo kto wie, może kiedyś ta osoba będzie chciała mi wysłać coś pożytecznego, np. PIT.

Otóż okazało się, że taką osobę można wyciszyć. Jest od tego przycisk mute. Wiadomości będą przychodziły, ale od razu do archiwum i mogą być od razu oznaczone jako przeczytane.

Opcja wyciszania pozwala też na dalsze sortowanie, np. można wyciszyć tylko wiadomości z załącznikami, albo tylko na określony temat. Przydatne.

Wystarczy wejść w wiadomość, nacisnąć trzy kropki po prawej stronie i zaznaczyć „filtruj wiadomości tego typu”.

Canned response

Jeśli masz czasem wrażenie, że w kółko odpowiadasz na tego samego maila, to opcja canned response będzie pomocna. Możesz utworzyć szablony odpowiedzi (pisząc wiadomość, naciśnij trzy kropki po prawej stronie – tam jest ta opcja). Można mieć szablon z CV, portfolio czy co sobie kto tylko zamarzy.

Boomerang

To program, który trzeba ściągnąć i zainstalować. Przypuśćmy, że przychodzi ważna wiadomość, ale robota pali ci się w rękach. Nie teraz! – myślisz. Jednak jak to często bywa, dzień mija, maili przybywa, ten jest już gdzieś na dnie i w efekcie o nim zapominasz.

Boomerang działa tak: wiadomość z pitem czy rachunkiem wraca do ciebie np. pod koniec miesiąca, gdy będzie na nią czas.

Bywa, że w tym momencie mam czas i ochotę, więc chcę załatwić wszystko na raz. Niektóre maile powinnam jednak wysłać później (tak jest np. z podliczeniami jakichś działań na koniec miesiąca).

No więc Boomerang pozwala napisać wiadomość teraz, ale wysłać ją dopiero 29 kwietnia o 8:00, co będzie wyglądało super profesjonalnie, nawet jeśli w tym czasie będziesz np. spać.

W ogóle to jeśli np. ktoś nie płaci czy nie odpisuje na czas, to można zaznaczyć: wyślij mu przypomnienie, ale tylko, jeśli nie dostanę od niego wcześniej wiadomości.

Nie wspominam nawet o tym, jak profesjonalnie się wygląda, jeśli zamiast wysyłać pewne wiadomości o 2:47, wysyła się je o 8:01 rano.

(wiadomości wysyłane o 8:01 rano wyglądają zawsze superprofesjonalnie.  Kiedyś byłam w Indiach, gdzie jak zasiadałam do komputera o 11:59, to ktoś w Warszawie dostawał maila właśnie o 7:59 rano i miał wrażenie, że jestem pracusiem, który codziennie nie może się doczekać, żeby wyskoczyć rano z łóżka i odpisać na maile. To były cudowne czasy).

Pause Inbox

Jeśli zainstalowaliście Boomerang, to ta opcja jest już uwzględniona. Jeśli nie, to są osobne programy do zainstalowania w Gmailu, które oferują opcję Pause Inbox.

Wyobraźcie sobie, że macie mnóstwo pracy. Zaraz mija deadline, lista zadań na dziś jest długa i robicie co możecie. Przychodzące co chwilę maile w niczym nie pomagają, tylko wytrącają was z tego, co robicie i sprawiają, że chce wam się płakać. Stop. Możecie zapauzować swoją skrzynkę, zająć się swoimi sprawami i odpauzować, jak będziecie na to psychicznie gotowi.

Można też ustawić na ten czas autoresponder i choć jeszcze tego nie zrobiłam, to wydaje mi się to tak luksusowe i szałowe, że nie mogę się doczekać, aż to zrobię.

-Ale ja czekam na bardzo ważnego maila, nie ma takiej możliwości, żebym zapauzował teraz skrzynkę! – mówicie na to. Wystarczy ustawić wyjątek dla tego jednego nadawcy, a resztę wyciszyć. Fajnie, co? 🙂

Docusign

Z nakładek, które instaluje się po prawej stronie na pasku w Gmailu, to jest jedyna, która mi się przydaje. Można dzięki niej podpisać i wypełnić w przeglądarce dokumenty, które przychodzą w mailu.

Psst: Macie do czynienia ze starym dinozaurem, który nie lubi, jak dokumenty są podpisane elektronicznie, i z jakiegoś powodu upiera się przy skanie dokumentu papierowego? A ostatnie, na co macie ochotę, to drukować i skanować jakiś głupi papier? Nie mówicie nikomu, ale istnieje też ta strona.

To + Docusign to duet, który nawet jeśli użyjecie go tylko raz, pozwoli wam zaoszczędzić od dziesięciu minut, jeśli macie w domu drukarkę i skaner, do paru godzin, jeśli musielibyście leźć do xero.

Kalendarz

Szczerze mówiąc mi się jeszcze nie przydał, a mam go już z miesiąc, ale z tych nakładek instalowanych po prawej stronie jest to ta aplikacja, która przynajmniej ma potencjał się kiedyś przydać. Na przykład jak się nie ma pod ręką ołówka, a nie chce się zapomnieć o jakimś ustaleniu.

A z czego wy korzystacie do pracy i odbierania maili?

Reklamy

3 komentarze Dodaj własny

  1. Angelika pisze:

    wow! spróbuję boomerang bo akurat to unikałam…ale z kalendarza korzystam non stop! bez niego nie ma mowy! mam też kalendarz rodzinny i widzę osobny kalendarz, np. parnera. co pomaga ustalić wspólny czas widząc kiedy ta osoba jest wolna. uwalniasz dużo czasu z rozmów takich praktycznych bo widzisz kiedy wam obojgu pasuje.

    dodatkowo mam one keep notes, i łatwo to się wiąże z kalendarzem i mam np listę zakupów, co do domu, własne co zrobić dokumentację na to i tamto. uwalnianie może od pamiętania wszystkich detali. i do tego są przypominajki 😉

    więc reasumując ka kalendarz polecam jak najbardziej a boomerang na bank spróbuję! :)))

    dzięki za wpis Sonia! 🙂

    Polubienie

    1. udajesie pisze:

      Hej Angelika 🙂 O, kalendarz plus one keep note brzmią razem jak to czego szukam.

      Polubienie

  2. Caffe pisze:

    A mi ten boomerang kojarzył się z tym z Instagrama:)

    Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s